Laserjet | Noticias | 16 JUL 2014

3M optimiza su infraestructura de impresión y reduce costes ayudado por HP

A través de los Servicios Gestionados de Impresión (MPS) de HP y la consolidación de su parque de impresión con multifuncionales e impresoras LaserJet, 3M ha reducido su flota de dispositivos en un 47%. El menor consumo energético y de páginas impresas le ha permitido ahorrar más de 3 millones de dólares en los dos primeros años.
Hilda Gómez

Fundada en 1902 en Minnesota, Estados Unidos, 3M Company está presente en 260 países, donde cuenta con más de 88.000 empleados. Durante décadas, la multinacional ha construido su reputación tanto por su innovación, como por ser una de las empresas mejor administradas de América, pero, como la mayoría de las grandes corporaciones, su infraestructura de impresión no sólo se fue desbordando, sino que ya no satisfacía las necesidades de la comunidad de usuarios. Como explica Peter Godfrey, director de infraestructura de TI en 3M, “estábamos desperdiciando dinero en impresoras personales que eran terriblemente caras de mantener. Nos estaban costando, literalmente, millones de dólares al año en residuos".

 

En 2005 la organización de TI de 3M adoptó el concepto de Six Sigma, una metodología de mejora de procesos, y la aplicó en un proyecto de renovación de la impresión con el objetivo de aumentar la calidad y luchar por la mejora continua, así como por la reducción de costes.

 

3M evaluó todos sus socios corporativos, optando finalmente por HP para ayudar en la implementación del proyecto. Las empresas comenzaron a recopilar datos sobre los procesos existentes y la infraestructura de impresión de 3M. "La experiencia de HP en la investigación y la fase de diseño fue muy valiosa", afirma Paul White, director de servicios de impresión de 3M. "Ellos realmente trajeron el modelo para este tipo de análisis”.

 

El importe global de los gastos y los residuos generados por la infraestructura de impresión existente fue revelador. No había un control centralizado de impresión o copia, siendo los departamentos individuales u oficinas los que decidían ir a comprar un equipo cuando lo necesitaban. Algunas oficinas llegaron a tener casi tantas impresoras como personas. En la investigación inicial, 3M y HP hallaron aproximadamente 101 diferentes modelos de impresoras dispersas por todas las oficinas de 3M, y aunque, a priori, las impresoras de sobremesa podían parecer baratas, los directores tenían poca idea del elevado coste total de la propiedad que suponía su mantenimiento.

 

Impresión centralizada llave en mano

Acabar con esa situación requería adoptar un enfoque de impresión completamente nuevo: un servicio de impresión centralizada llave en mano. "En lugar de que los departamentos adquieran impresoras, cartuchos y contratos de soporte, ahora compran servicios gestionados de impresión", explica White.

 

Según el acuerdo de Servicios Gestionados de Impresión, 3M paga una cuota mensual en base para el uso de las impresoras LaserJet y multifuncionales, más un cargo adicional acorde a los volúmenes de páginas impresas. El acuerdo también cubre los cartuchos de impresión y los servicios de reparación y mantenimiento. De este modo, en lugar de tirar el dinero en un agujero negro sin contabilidad, 3M sabe exactamente lo que está gastando en el área de impresión, mes por mes.

 

Por supuesto, empezar no fue fácil. Como afirma White, "la gente estaba acostumbrada a tener su propia impresora personal y no querían renunciar a ella". Dentro de 3M, el programa es conocido como “Output eXpress”y, aunque algunos empleados de la compañía fueron inicialmente reacios a deshacerse de sus impresoras personales, la mayoría reconocen que ahora están obteniendo más prestaciones de los equipos de HP, mejor calidad y prácticamente un 100% más de productividad.

 

"La calidad que estamos obteniendo hoy en día es mucho mejor que cualquiera de las viejas impresoras personales podría producir", reconoce David Crist, director de marketing de la división de suministros de oficina de 3M. "Somos capaces de imprimir cosas para los carteles de las tiendas, promociones y otros documentos de cara al cliente en la misma oficina. Lo mejor de todo, podemos hacer cambios de última hora y sin tener que hacer una carrera de medianoche a la tienda de impresión".

 

La asociación con HP a través de un acuerdo de Servicios Gestionados de Impresión (MPS) ha ayudado a 3M a estandarizar sus oficinas de todo el mundo con multifuncionales e impresoras láser de HP, reduciendo su cartera de dispositivos un 47% a nivel mundial. El coste por página de muchos dispositivos es hasta un 90% menor que lo que 3M estaba pagando en el pasado, lo que le ha permitido ahorrar más de 3 millones de dólares en los dos primeros años sólo en Estados Unidos.

 

Asimismo, el Servicio Gestionado de Impresión aporta beneficios medioambientales. Las nuevas impresoras utilizan menos energía que los dispositivos reemplazados, y ofrecen impresión dúplex por defecto, ayudando a 3M para ser "verde". Además, 3M participa en el programa de reciclaje HP Planet Partners, reciclando el 100% de sus cartuchos de impresión.

 

 

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