Pymes | Artículos | 13 FEB 2015

Seis factores que justifican los entornos gestionados de impresión

La gestión de impresoras y equipos multifunción dentro de una pequeña empresa, organización o grupo departamental, requiere de dedicación, recambio de consumibles y solución de incidencias. Con una herramienta de monitorización como Web JetAdmin, o servicios de impresión administrados (MPS) es posible abordar estas y muchas otras facetas para reducir los costes.
HP print tecnico
Alfonso Casas

La gestión de una flota de sistemas de impresión o equipos multifunción puede llegar a consumir gran parte del tiempo de los administradores de TI en lo que se refiere a solucionar incidencias, o sustituir cartuchos de impresión. Por este motivo, independientemente del tamaño de la organización, conviene contar con un sistema de monitorización que nos permita anticiparnos a los problemas o necesidades de cada departamento.

 

El uso de este tipo de herramientas software nos permite hacer un seguimiento exhaustivo de cada uno de los equipos que se encuentran conectados en red, detectando el entorno de impresión, el procesamiento de las imágenes, la actualización del firmware de cada dispositivo, así como el uso que se hace de cada dispositivo. HP ha evolucionado a lo largo de los años su herramienta Web Jetadmin con la que ha conseguido acercarse a cualquier pequeño entorno de red en la que se encuentren presentes algún tipo de impresora conectada a la red. El sistema, a través de las direcciones IP de cada equipo, permite desplegar políticas de uso por usuario o grupos de forma rápida. También potencia los aspectos de mantenimiento de los equipos, con posibilidad de realizar ciclos de mantenimiento, ajustes particulares de encendido y apagado programados, o manejar tiempos de funcionamiento para afinar al máximo en los tiempos de hibernación de cara a conseguir la mayor eficiencia energética posible.

 

 

A menudo sucede que los servicios de impresión gestinada HP MPS se asocian a entornos de grandes empresas, sin embargo, los beneficios de su implantación también llegan a pequeña escala. Los costes de hardware, consumibles y mantenimiento pueden reducirse considerablemente al externalizar ciertas tareas. La empresa que presta el servicio de outsourcing adquiere el control pero garantizará una alta disponibilidad y pondrá todos sus medios para ahorrar en costes. Es otra opción que debe ser considerada por cualquier empresa, independientemente del tamaño o número de empleados. Veamos algunos factores por los que los entornos de impresión siempre deben estar, de una u otra manera, contralados por un sistema de gestión de impresión eficiente.

 

Unificación de trabajos impresos

Un estudio pormenorizado de la utilización de los equipos puede ayudar al administrador de TI a reemplazar determinadas máquinas que serán reemplazadas por otras más eficientes. Por ejemplo, puede que no sea necesario disponer de una gran máquina fotocopiadora y una impresora láser, cuando existen equipos multifunción que pueden realizar el mismo trabajo con tecnologías de tinta menos costosas.

 

Optimizar el uso de consumibles

Un sistema como HP Web JetAdmin bien integrado tiene en cuenta infinidad de parámetros para optimizar los costes de cada impresión. Así, este tipo de herramientas pueden fijar la impresión por defecto en modo dúplex o pull print a doble cara para acabar con el desperdicio de papel. La inteligencia del sistema también permite desviar los trabajos al equipo más apropiado en función de las necesidades de uso de color, con el fin de ahorrar en consumibles y en consumo energético. También podemos limitar las impresiones a color de máxima calidad, o reducir el porcentaje de uso de color de cada empleado de manera particular.

 

 

Eliminar tiempos de inactividad

El uso de herramientas como Web JetAdmin también permite identificar los dispositivos que se encuentran infrautilizados o se emplean solo para funciones específicas, gracias al historial de informes de trabajo que el administrador puede consultar en cualquier instante. De este modo, también es posible variar la ubicación de los equipos para ahorrar tiempo a los trabajadores, o bien, priorizar la impresión de los trabajos que se encuentran en cola en función del trabajador o cargo a quien pertenezca la orden.

 

Mejorar la seguridad

En las pequeñas oficinas o departamentos en los que no existen despliegues de políticas de seguridad, no solo se consumen más consumibles, sino que también se exponen los documentos confidenciales a usos fraudulentos o no deseados. Con herramientas de gestión adecuadas, el trabajador tiene una percepción diferente de los equipos, realizando un uso más responsable de los medios que la organización pone a su disposición. También se aborda el uso masivo de dispositivos móviles en el entorno laboral, una problemática que suele pasar por alto.

 

 

Alquilar hardware para picos de trabajo

Con el servicio de impresión gestionada (MPS) es posible realizar un seguimiento de los costes de cada equipo, haciéndolos predecibles con el paso del tiempo en función del uso realizado mensualmente. De este modo, es posible abordar necesidades específicas de impresión, alquilando el hardware por temporadas. Ofrece un completo desglose de lo que la empresa se está gastando.

 

 

Compatibilidad universal

HP Web Jetadmin es fácil de usar a través de una sencilla interfaz basada en la web para instalar, configurar, resolver incidencias y gestionar dispositivos de impresión en red y conectados a ordenadores de HP, o a cualquier otra marca. Además, también es capaz de cotejar equipos de otras marcas distintas a las de HP para resolver incidencias o desplegar políticas de seguridad, tratándola como a cualquier otra. Ciertas funciones se encuentran recortadas, como pueda ser el nivel de tinta de los consumibles, pero la gestión a nivel global está garantizada.

 

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